Beveiliging, privacy en back-ups

Je documenten worden in je eigen browser versleuteld en ontsleuteld. De sleutel waarmee dat gebeurt, staat nergens leesbaar op de server. PerfectFlow kan je offertes en facturen daarom niet inzien, ook niet via het beheerpaneel of een back-up.

Dat heeft een keerzijde: een vergeten wachtwoord is zonder noodwachtwoord niet te herstellen. Er is bewust geen achterdeur waarmee wij je documenten alsnog kunnen openen.

• Bij de eerste inrichting krijg je één keer een noodwachtwoord te zien, vijf groepen van vijf tekens. Dat is de herstelsleutel van je omgeving. Bewaar het veilig.
• Is een collega zijn wachtwoord kwijt, dan reset een beheerder het. De collega houdt hetzelfde account en kan daarna alles weer lezen.
• Is de enige beheerder zijn wachtwoord kwijt, dan kom je met het noodwachtwoord binnen.
• Zijn alle wachtwoorden en het noodwachtwoord weg, dan blijven de versleutelde documenten voorgoed onleesbaar. Klanten, orders en verlof zijn niet versleuteld en blijven bruikbaar.

We beloven geen onkraakbaar systeem. Dit zijn de grenzen, zoals ze ook in de handleiding staan:

• Je wachtwoord gaat bij het inloggen via een beveiligde verbinding (https) naar de server en wordt daar gecontroleerd. De versleuteling beschermt dus tegen iemand die bestanden of een back-up in handen krijgt, niet tegen iemand die de server zelf beheert.
• Het versleutelde sleutelbestand is alleen na inloggen te lezen, en een gewone medewerker ziet alleen de eigen sleutel. Een beheerder en elke back-up bevatten wel alle sleutels. Kies daarom een lang wachtwoord, bijvoorbeeld een zin van vier woorden.
• Een collega verwijderen vervangt de sleutel van de documenten niet. Met een oud sleutelbestand uit een back-up en het oude wachtwoord is oude data nog te openen.
• Zet je een offerte om naar een order, dan worden de bijlagen ontsleuteld en onversleuteld in de order gezet.

• Een nieuw wachtwoord heeft minimaal 10 tekens, minstens 5 verschillende tekens en is geen veelgebruikt woord of reeks en niet je eigen naam. Langer is beter, zie hierboven.
• Na 5 foute pogingen met dezelfde naam vanaf hetzelfde apparaat of netwerk is inloggen met die naam daar 5 minuten geblokkeerd, ook met het juiste wachtwoord. Een buitenstaander kan een collega zo niet buitensluiten.
• Na 12 uur zonder activiteit word je automatisch uitgelogd. In Offertes en Facturen sluit het slotje je omgeving meteen af.
• Wijzig of reset je een wachtwoord, dan worden de andere sessies van die persoon uitgelogd. Een tijdelijk wachtwoord van een beheerder werkt één keer.
• Verzoeken die vanaf een andere website komen, weigert de server.
• Elke schrijvende actie en elke inlogpoging komt in een logboek: wie, wanneer, welke actie, zonder wachtwoorden. Alleen een beheerder kan het lezen.

Tweestapsverificatie voor medewerkers in je omgeving is er nog niet.

We beheren PerfectFlow via een eigen beheerpaneel. Dat is beveiligd met een wachtwoord en een extra code uit een authenticator-app (tweestapsverificatie), en acties in het paneel komen in een logboek.

• Het paneel toont alleen metadata: bedrijfsnaam, e-mailadres van de aanmelder, webadres, status, datums, aantallen, versie, schijfgebruik, het moment van de laatste back-up en betalingsgegevens uit Stripe.
• Nooit de inhoud: geen orders, offertes, facturen, klanten, bestanden, gebruikersnamen of wachtwoorden. Het paneel toont geen wachtwoorden of sleutels van jouw omgeving en kan er niet namens jou inloggen.

Dat geldt voor het paneel. De server zelf beheren we ook, en daar staan niet-versleutelde gegevens, zoals klanten en orders, als gewone bestanden in jouw omgeving.

Een back-up is een kopie van je gegevens op een eerder moment. Gaat er iets mis, dan zet een beheerder zo'n kopie terug. Dit is wat er nu is:

• Elke nacht maakt een geplande taak van elke omgeving een kopie van de hele gegevensmap. De laatste 14 kopieën worden bewaard, oudere worden opgeruimd.
• Wat versleuteld is, staat ook versleuteld in de back-up. Een back-up helpt dus niet om een vergeten wachtwoord te omzeilen.
• In de back-up zit de gegevensmap: orders, klanten, versleutelde offertes en facturen, gebruikers, verlof en de uren per persoon. Niet de instellingen van je omgeving, zoals modules, rolrechten en bedrijfsgegevens, en niet je logo.
• Die 14 kopieën staan op dezelfde server als je gegevens. Daarmee kan een beheerder van jouw omgeving zelf een eerdere stand terugzetten.
• Daarna gaat er elke nacht ook een versleutelde kopie naar een aparte opslag bij Hetzner, buiten onze server. Daarin zitten alle omgevingen, ook hun instellingen. We bewaren daar 7 dagelijkse, 4 wekelijkse en 6 maandelijkse kopieën; oudere verdwijnen vanzelf. Gaat de server zelf verloren, dan zetten wij je omgeving vanuit die kopie terug.

Een beheerder van jouw omgeving kiest een back-up en typt de naam ter bevestiging over. De stand van vlak daarvoor wordt apart bewaard, zodat je het kunt terugdraaien. Let op: alles wat na die back-up is toegevoegd of gewijzigd, is dan weg uit de actieve gegevens, en wachtwoorden en het sleutelbestand gaan terug naar de stand van toen. Twijfel je, neem dan eerst contact met ons op.

Wil je daarnaast een eigen kopie, bijvoorbeeld op je eigen pc of in je eigen cloudopslag? Dat kun je zelf regelen:

• In Offertes en Facturen kies je bij Instellingen een map die jouw pc synchroniseert, bijvoorbeeld een OneDrive-map. Daarna kopieert de browser alles wat Offertes en Facturen opslaat ook daarheen. Dit werkt per computer, in browsers die een map laten kiezen, zoals Chrome en Edge.
• Met de knop Volledige back-up nu maken op dezelfde plek kopieer je de gegevensmap van de server naar die map. Verlofgegevens gaan er bewust niet in.
• Je exporteert facturen, uren en nacalculatie als CSV, en je e-facturen als UBL-bestand. Een knop die alle gegevens in één keer als download geeft, is er nog niet.

Als verwerker verwerken we de gegevens in je omgeving alleen om de dienst te leveren. Daarover sluiten we een verwerkersovereenkomst met je af, zoals in de algemene voorwaarden staat. Hoe lang we wat bewaren en wat je rechten zijn, staat in de privacyverklaring.

Ontdek je een kwetsbaarheid, merk je iets verdachts of vermoed je een datalek? Mail ons direct via [email protected]. Beschrijf wat je zag en hoe we het kunnen nazien.

We lezen elke melding, streven ernaar binnen een werkdag te reageren en laten je weten wat we eraan doen. Vaste hersteltijden beloven we niet, want die hangen af van wat er aan de hand is.