Orderbeheer en werkbonnen voor je werkvloer

Wat je ermee regelt

• Een bord per fase. Nieuwe orders, werkvloer, gereed en gefactureerd staan overzichtelijk naast elkaar. De werkvloer zet zelf de status door als een fase klaar is.
• Werkbon met alles erop. Tekening, materiaal, bewerkingen en opmerkingen in één afdruk, zonder prijzen. Per bewerking staat een barcode op de bon, zodat de werkplaats scant om te starten of af te melden (zie machineplanning en scannen).
• Planningskalender. Bekijk je orders per maand of week en versleep ze naar een andere dag, tegenover je beschikbare capaciteit. Eigen afspraken kun je zichtbaar maken voor iedereen of alleen voor jezelf.
• Herhaalorders. Werk je elke maand dezelfde serie af? Zet de order met één klik opnieuw klaar, met dezelfde gegevens.
• Kwaliteitschecklist en materiaal. Controlepunten per order en materiaal met verwachte leverdatum, zodat niemand met een tekort aan de slag gaat.
• Opdrachthouders per order. Kies per order wie de opdrachthouder is. De werkvloer ziet dan alleen zijn eigen orders (en die zonder opdrachthouder); planner en kantoor zien alles. Bij de order staan de kwalificaties van de opdrachthouders uit het kwaliteitsdossier en de materiaalcertificaten die bij de order horen.
• Foto's en metingen vanaf de werkvloer. Maak met je telefoon een foto of noteer een meetwaarde (wat, waarde, eenheid) bij de order. Kantoor en kwaliteit zien het direct bij dezelfde order, zonder appjes of mail.
• Een zip met tekeningen uitpakt zichzelf. Voeg de zip van de klant toe en de tekeningen staan los in de order. Programma's en scripts worden overgeslagen, en wat niet lukt blijft als zip staan.
• Tekeningen worden meteen een zaag-, boor- en taplijst. Sleep DSTV-, DXF-, STEP- en PDF-tekeningen in de nieuwe order: het programma leest profielen, lengtes, zaaghoeken, gaten en draad uit en zet ze klaar als voorstel. Bij elke regel zie je uit welk bestand hij komt en hoe zeker het is; tegenstrijdigheden tussen tekeningen worden gemarkeerd. Niets gaat naar de werkplaats zonder dat iemand het heeft bevestigd.
• Uitgebreide order met zaag-, boor- en tapgegevens. Leg per onderdeel vast wat gezaagd, geboord, getapt, afgeschuind en ontbraamd wordt, en wat je inkoopt. Het programma rekent toerental, voeding en voorboor uit jullie eigen tabellen, zet alles op één werkblad met streepjescodes en haalt de stukken zo zuinig mogelijk uit de handelslengtes, met restlengtes uit voorraad eerst. Waarden buiten het bereik van de machine staan rood.
• Elk onderdeel met zijn eigen nummer in een rondje. Het positienummer uit de tekening of de stuklijst (anders automatisch 1, 2, 3, ...) staat als ballon bij het onderdeel, bij elke regel van de zaag-, boor- en taplijst, op het werkblad, in de zaagindeling en op de afdruk. Zo zie je meteen wat waar bij hoort; dubbele of ontbrekende nummers worden gemarkeerd.
• Genummerde ballonnen op de tekening. Zet op een foto, een pdf of een DXF van een onderdeel ballonnen met het onderdeelnummer en een korte wijzerlijn naar het juiste punt. Kantoor plaatst en sleept ze, ook op een tablet; de werkvloer tikt op een ballon en ziet welk onderdeel het is. De ballonnen staan ook op het werkblad en de afdruk, en bij de tekeningen in de uren per klant.
• Compleet dossier. Tekeningen, de klantopdracht en certificaten horen bij de offerte en reizen mee naar de order, met een lijst van wat nog ontbreekt.

Zo werkt het in de praktijk

1. Een geaccepteerde offerte wordt met één klik een order, met onderdelen, bewerkingen en stuklijst uit de calculatie.
2. Of maak er meteen een uitgebreide order van: klant, offertenummer, levertijd en elke offerteregel als onderdeel staan klaar (zonder prijzen voor de werkvloer), zodat je alleen nog de tekeningen toevoegt. Offerte en order verwijzen naar elkaar en een dubbele order maak je alleen bewust; geaccepteerde offertes zonder order staan bij "Te verwerken".
3. De planner zet de order in de planning en de werkvloer ziet hem op het scherm in de hal.
4. Tijdens het werk worden uren geboekt op de order, met de hand of door te scannen.
5. Zie per klant hoeveel uren er in een periode op zijn orders zijn gemaakt, per medewerker en bewerking, met een klein voorbeeld van elke tekening (PDF, DXF, foto) en opmerkingen bij een order, tekening of urenregel. De werkvloer ziet alleen zijn eigen uren; prijzen staan er niet in.
6. Is de order gereed, dan staat er automatisch een conceptfactuur klaar. Daarna zie je in de nacalculatie wat de order echt heeft opgeleverd.

Van offerte naar order en werkbon

De werkvloer werkt de status zelf bij

In de hal start, pauzeert en rondt de werkplaats een order af op een telefoon of tablet. Bij het afronden vul je de gewerkte uren in; de order staat daarna bij Afgerond, klaar om te factureren.

Voor wie is dit?

Voor plaatwerkbedrijven, constructie- en lasbedrijven en toeleveranciers die per order werken en nu nog met Excel, WhatsApp en papier plannen. Klanten kunnen hun order ook zelf volgen via het klantportaal.

Veelgestelde vragen