E-factuur, boekhoudexport en bankafschrift koppelen

Wat je ermee regelt

• E-factuur (UBL). Elke verzonden factuur is te downloaden als UBL 2.1-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0. Vooraf zie je wat er nog ontbreekt: een adres, btw-nummer of IBAN. De e-factuur is te importeren in boekhoudpakketten en door Peppol-aanbieders.
• Btw per factuur. Met btw, vrijgesteld of verlegd, met reden. Bij verlegde btw komt de tekst ook op de factuur.
• Export voor je boekhouding. Verkoop- en inkoopfacturen per periode als CSV, met een btw-overzicht per tarief. Kies de bestandsindeling die je pakket verwacht (puntkomma of komma, decimaalkomma of punt) en stel je grootboekrekeningen in.
• Bankafschrift inlezen. Lees een afschrift in van je bank (CAMT.053 XML, MT940 of CSV). Inkomende betalingen worden gekoppeld aan open verkoopfacturen en uitgaande betalingen aan inkoopfacturen, op factuurnummer, bedrag en rekeningnummer.
• Jij houdt de controle. Een betaling wordt pas als betaald gemarkeerd na een klik. Is het bedrag anders (deelbetaling) of komen meerdere facturen in aanmerking, dan zie je dat en kies je zelf. Een eerder verwerkte betaling wordt niet nog eens verwerkt.
• Openstaande posten. Betalingsherinneringen, terugkerende facturen en een lijst van wat te laat is.
• Creditnota's. Een verzonden factuur pas je niet meer aan en gooi je niet weg: je crediteert hem, helemaal of voor een deel. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur, krijgt een nummer uit dezelfde reeks en telt als negatieve omzet mee in je overzicht en export. Als e-factuur wordt het een echte creditnota (UBL, type 381).

Zo werkt het

1. Je maakt de factuur zoals altijd, of laat hem automatisch voorbereiden als een order gereed is.
2. Je downloadt de e-factuur of exporteert de periode voor je accountant.
3. Aan het eind van de week laad je het bankafschrift. PerfectFlow toont per betaling een voorstel, jij bevestigt.
4. Facturen krijgen daarbij automatisch een betaaldatum, zodat je overzicht en export kloppen.

Wat doet het niet?

PerfectFlow werkt met bestanden. Er zijn nog geen directe koppelingen met specifieke boekhoudpakketten, en het versturen van een e-factuur via het Peppol-netwerk doe je met een Peppol-aanbieder of je boekhoudpakket. Een creditnota maak je altijd bij een bestaande factuur; het terugbetalen of verrekenen van het bedrag houd je zelf bij, en creditnota's op inkoopfacturen zijn er nog niet.

Veelgestelde vragen