Klantkaart: alles over één klant op één plek

Wat je ermee regelt

• Klanten als tegels. Per klant zie je de naam, de plaats en hoeveel orders er open staan, en of er een te laat is. Zoeken kan op naam, plaats of contactpersoon. Op een telefoon is het een gewone lijst.
• Overzicht. Contactgegevens, de open orders en een omzet-indicatie, zodat je weet met wie je praat.
• Orders, offertes en facturen. Alle werk voor deze klant bij elkaar, met een knop naar de order of het formulier.
• Documenten. De bijlagen van zijn offertes, facturen en orders, zonder te zoeken in mappen.
• Notities. Wat je met de klant besprak, met datum en de naam van wie het schreef. Iedere collega leest mee.
• Berichten uit Outlook. De mail van de klant staat bij de klant, en je antwoordt vanuit PerfectFlow via je eigen Outlook.
• Nieuwe order of offerte met één klik. De klant staat er al in.
• Je klantenlijst importeren. Staan je klanten in Excel? Sla ze op als CSV en lees ze in met de knop Importeren. Je ziet vooraf wat nieuw is, wat al bestaat (zelfde naam en plaats, e-mailadres of btw-nummer) en welke regels een fout hebben, en je kunt een import ongedaan maken. Orders importeren kan nog niet.

Outlook-koppeling en berichtencentrum

Het berichtencentrum heeft een eigen plek in het hoofdmenu. Koppel een gedeelde postbus van je bedrijf (bijvoorbeeld info@) en kies één map, bijvoorbeeld "Klanten". Mail uit die map komt vanzelf bij de juiste klant. Mail van iemand die nog geen klant is, wordt een voorstel: met één klik maak je er een nieuwe klant van en begin je een offerte of een order.

• Alleen de map die jij kiest. De rest van je mailbox blijft buiten PerfectFlow. Bijlagen worden niet vanzelf opgeslagen: met Bewaar bij klant zet je een tekening of specificatie uit de mail met één klik bij de klant.
• Wie wat ziet, bepaal jij. De gedeelde postbus heeft een eigen recht per rol; de eigen mailbox van een collega blijft privé.
• Ook je eigen mailbox, privé. Elke collega kan zijn eigen Outlook koppelen. Die berichten ziet alleen hij zelf, ook de beheerder niet.
• Antwoorden via Outlook. Je antwoord staat daarna gewoon in je Verzonden items.
• Zoeken in je berichten. Zoek op afzender, onderwerp of tekst; wat je zocht is gemarkeerd. Filter op ongelezen, voorstel, met bijlage of een periode. Je zoekt alleen in wat je zelf mag zien, dus nooit in de privé-mailbox van een collega.
• Standaardantwoorden. Maak antwoorden die je vaak stuurt als sjabloon, met invulvelden voor de klantnaam, het ordernummer, jouw naam en de bedrijfsnaam. De beheerder maakt gedeelde antwoorden; ieder kan er ook eigen maken. Weet het programma een veld niet zeker, dan vul je het zelf in voor je verstuurt.
• Een belletje bij nieuwe berichten. Bovenin zie je een teller voor nieuwe berichten, orders die te laat zijn of dreigen te laat te komen en geaccepteerde offertes waar nog geen order bij is. Een melding in je browser kan, maar alleen als jij dat aanzet en alleen zolang PerfectFlow open staat. Er gaat geen e-mail of pushbericht de deur uit.
• Ruim en overzichtelijk. Lijst links en het bericht rechts; op je telefoon tik je een bericht open. Lange lijsten laden in delen.
• Jij houdt de regie. De koppeling staat standaard uit. Je beheerder zet hem aan, geeft toestemming en kan altijd ontkoppelen. Je kiest hoe ver terug de eerste keer wordt opgehaald, en opgehaalde mail wordt na een termijn die je zelf kiest gewist. Verwijder je een klant, dan gaan zijn berichten mee.

Zo werkt het

1. Open het tabblad Klanten en zoek of kies een tegel.
2. De klantkaart opent met tabbladen voor het Overzicht, de Orders, de Offertes en facturen, de Documenten en de Notities.
3. Klik bovenaan op Nieuwe order of Nieuwe offerte om direct verder te werken.

De klantkaart is een onderdeel dat je zelf aan of uit zet. Staat het uit, dan werkt het tabblad Klanten zoals een gewone lijst. De Outlook-koppeling is een apart onderdeel en staat standaard uit.

Veelgestelde vragen