E-factuur: wat verandert er voor het mkb?

Een pdf-factuur in je mail is een plaatje: een mens leest hem, en iemand typt hem over in een boekhoudpakket. Een e-factuur is gestructureerde data: de ontvanger leest hem automatisch in. Dat geeft minder typefouten, snellere verwerking en een snellere betaling.

UBL en Peppol: wat is wat?

• UBL (Universal Business Language) is het bestandsformaat: een XML-bestand met factuurnummer, partijen, regels, btw en bedragen.
• Peppol is het netwerk waarmee e-facturen veilig tussen bedrijven worden verstuurd, via aangesloten aanbieders (access points). De Europese standaard heet EN 16931, en Peppol BIS Billing 3.0 is de meestgebruikte invulling.

Je kunt dus een UBL-bestand maken zonder op Peppol aangesloten te zijn. Wil je het via het netwerk versturen, dan doe je dat met een Peppol-aanbieder of een boekhoudpakket met Peppol-ondersteuning.

Wanneer moet het?

De regels verschillen per land en veranderen. Op het moment van schrijven (oktober 2026) geldt ongeveer dit, maar controleer de actuele situatie bij je accountant of de Belastingdienst:

• Overheid in Nederland: facturen aan de overheid moeten al langer elektronisch worden aangeleverd.
• Zakelijk in Nederland: er is voor facturen tussen bedrijven nog geen algemene verplichting, maar steeds meer klanten vragen erom.
• Buitenland: sommige landen, zoals België, kennen een verplichting voor zakelijke facturen. Lever je daar, dan kan het voor jou ook gelden.
• Europa: de EU werkt aan digitale rapportage- en e-factuurverplichtingen voor grensoverschrijdende zakelijke handel.

Wat heb je nodig voor een goede e-factuur?

• Je bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, en IBAN, op de juiste plek.
• Het adres en een identificatie van je klant (KvK-nummer, btw-nummer of e-mailadres).
• Een btw-categorie per factuur: met btw, vrijgesteld of verlegd, met de reden.
• Bedragen die kloppen op de cent.

Het meeste daarvan heb je al. Het knelpunt is meestal dat gegevens bij klanten ontbreken, zoals een adres of een btw-nummer.