Overstappen naar een nieuw ERP: stappenplan en checklist

Wisselen van systeem klinkt als een groot project, maar het hoeft geen verstoring te zijn. De meeste problemen komen niet door de software, maar door slechte voorbereiding: te veel meenemen, geen afspraken over wie wat doet en een werkplaats die te laat wordt ingelicht. Dit stappenplan helpt je het rustig aan te pakken.

Stap 1: bepaal waarom je overstapt

Schrijf op wat er nu niet werkt. Is het de offerte, de planning, de nacalculatie of de traceerbaarheid? Dan weet je waar het nieuwe systeem goed in moet zijn, en kun je later beoordelen of de overstap geslaagd is. Heb je geen concreet probleem, dan is een overstap meestal niet de oplossing.

Stap 2: maak een lijst van wat je meeneemt

Niet alles hoeft mee. Maak drie lijsten:

• Moet mee: klanten met adressen en contactpersonen, lopende orders, openstaande offertes en materiaalvoorraad.
• Mag mee: afgesloten orders van de afgelopen jaren, bijvoorbeeld voor herhaalorders.
• Blijft achter in het oude systeem of archief: historische gegevens die je alleen nog inzage nodig hebt.

Wettelijke bewaarplichten, zoals voor facturen, blijven gelden. Zorg dat je gegevens uit het oude systeem kunt blijven raadplegen, ook als het contract eindigt.

Stap 3: ruim je gegevens op vóór je ze overzet

Dubbele klanten, verouderde adressen en klanten die al jaren niets afnamen: haal ze eruit. Een nieuw systeem met oude rommel voelt niet nieuw. Kies bij het overzetten één plek waar de waarheid staat, zodat je niet in twee systemen bijhoudt.

Stap 4: kies het moment

Overstappen midden in een drukke periode is vragen om problemen. Kies een rustiger moment, bijvoorbeeld aan het begin van een maand of kwartaal, zodat facturen en cijfers netjes schuiven. Plan ook de inwerktijd in: de eerste weken gaan er uren naar het leren kennen van het systeem.

Stap 5: begin klein en draai even parallel

Begin met één onderdeel, bijvoorbeeld orders en offertes, en voeg daarna planning, uren en traceerbaarheid toe. Houd gedurende een korte periode het oude systeem bij de hand om dingen terug te kunnen kijken. Zet niet alles in één keer om als het niet hoeft.

Stap 6: betrek de werkplaats

Het systeem werkt alleen als de werkplaats het gebruikt. Leg uit wat er verandert en wat het hun oplevert, zoals een werkbon met een barcode in plaats van uren op papier. Laat één of twee medewerkers eerst oefenen, zij kunnen de rest helpen.

Checklist overstappen

1. Het doel van de overstap is opgeschreven.
2. Er is een lijst van wat mee moet, wat mee mag en wat achterblijft.
3. Klantgegevens zijn opgeschoond.
4. Lopende orders en offertes zijn gecontroleerd.
5. Je weet wie in het bedrijf het systeem beheert.
6. Er is een startdatum in een rustige periode.
7. De werkplaats is ingelicht en iemand heeft geoefend.
8. Toegang tot het oude systeem blijft bestaan zo lang als nodig.
9. Na vier weken kijk je terug: werkt het voor het probleem waarvoor je overstapte?

Veelgestelde vragen