Wat is een ERP-systeem? Uitleg voor metaalbedrijven

ERP staat voor enterprise resource planning. Het klinkt groot, maar het idee is simpel: één systeem waarin de gegevens van je bedrijf bij elkaar staan, in plaats van verspreid over Excel, mail, papier en losse programma's. In een metaalbedrijf gaat het dan om klanten, offertes, orders, materiaal, planning, uren, inkoop en facturen.

Wat doet een ERP-systeem in een metaalbedrijf?

Een order komt langs veel handen: iemand calculeert, een ander plant, de werkplaats maakt, een derde factureert. Zonder ERP wordt de informatie steeds opnieuw overgetypt. Met ERP voer je iets één keer in en gebruikt iedereen het:

• Offerte en calculatie. Je rekent een prijs uit met materiaal, bewerkingen en uurtarieven. Zie kostprijs en marge berekenen.
• Order en werkbon. Uit de geaccepteerde offerte wordt een order, met een werkbon voor de werkplaats.
• Planning. Je ziet per machine en dag wat er past en wat te laat dreigt.
• Uren en nacalculatie. Gewerkte uren komen terug op de order, zodat je ziet wat een order echt opleverde. Zie nacalculatie uitgelegd.
• Materiaal en inkoop. Wat ligt er, wat is besteld en bij welke order hoort het? Voor constructiewerk hoort daar ook de traceerbaarheid bij.
• Facturatie. De factuur volgt uit de order, zonder opnieuw te typen.

ERP, boekhoudpakket en CRM: wat is het verschil?

Systeem	Waar het voor dient
Boekhoudpakket	Facturen, betalingen, btw en jaarrekening. Kijkt naar het geld.
CRM	Klantcontacten en verkoopkansen. Kijkt naar de klant.
ERP	Het werk zelf: van offerte via productie tot factuur. Kijkt naar de order.

Een ERP vervangt een boekhoudpakket niet altijd. Veel bedrijven houden hun boekhouding bij een boekhouder en gebruiken het ERP voor de orders, met een koppeling of een export voor de facturen.

Wanneer heeft een metaalbedrijf een ERP nodig?

Er is geen vast aantal medewerkers vanaf wanneer het zin heeft, maar deze signalen komen vaak terug:

1. Je typt dezelfde gegevens op meerdere plekken in.
2. Niemand weet precies welke orders er open staan en wanneer ze af moeten zijn.
3. Je weet achteraf niet of een order geld heeft opgeleverd.
4. Een offerte maken kost veel tijd, en het lukt maar bij één persoon.
5. Je moet certificaten en dossiers terugvinden voor klanten of een audit.
6. Planning en uren staan op papier of in Excel, en de werkplaats werkt net anders.

Herken je er twee of meer, dan loont het om te kijken naar een systeem. Hoe je dat aanpakt, lees je in een ERP kiezen: 10 vragen.

Wat kost een ERP?

Dat loopt sterk uiteen: van een abonnement per maand tot een project van tienduizenden euro's met implementatie. Waar de kosten vandaan komen, lees je in wat kost een ERP voor een metaalbedrijf.

Veelgemaakte fouten bij het invoeren

• Alles tegelijk willen. Begin met orders en calculatie en voeg later modules toe.
• Het proces niet eerst opschrijven. Een systeem maakt een rommelig proces niet beter, alleen sneller rommelig.
• De werkplaats vergeten. Als uren boeken omslachtig is, wordt het niet gedaan en klopt je nacalculatie niet.
• Geen eigenaar aanwijzen. Iemand moet het systeem inrichten en bijhouden.

Veelgestelde vragen