Wat kost een ERP-systeem voor een klein metaalbedrijf?

Wat een ERP-systeem kost, is lastig te googelen. Leveranciers noemen zelden één bedrag, en de prijs hangt af van drie dingen: het prijsmodel, het aantal mensen dat ermee werkt en wat er bij de start allemaal moet gebeuren. In dit artikel zie je waar de kosten zitten, hoe je offertes vergelijkbaar maakt en wat een rekenvoorbeeld over drie jaar laat zien. De bedragen in de voorbeelden zijn fictief: ze gaan over geen enkele leverancier.

Drie manieren waarop ERP wordt geprijsd

• Per gebruiker per maand. Je betaalt voor elke medewerker met een inlog. Dat is prettig bij een klein kantoor, maar het loopt op zodra de werkvloer ook een inlog nodig heeft om uren te boeken of werkbonnen te scannen.
• Een vast bedrag per maand voor het bedrijf, vaak gekoppeld aan de bedrijfsgrootte. Dat is voorspelbaar en onafhankelijk van het aantal inlogs.
• Licentie plus onderhoud. Je koopt eenmalig licenties en betaalt daarna jaarlijks voor onderhoud en updates, vaak met het systeem op een eigen server. De instap is hoog, de lopende kosten zijn lager, maar jij regelt de infrastructuur en de back-ups.

Los daarvan wordt de inrichting bij veel pakketten apart gerekend, als project of per dagdeel. Een lage maandprijs zegt dus niets zolang je niet weet wat er bij de start nog bijkomt.

De kostenposten op een rij

Post	Waar je op let
Abonnement of licentie	Zit alle functionaliteit erin, of betaal je per module? Wat als je groeit?
Inrichting	Machines, tarieven, rollen en sjablonen instellen. Vast bedrag of per uur, en wie doet het?
Gegevens overzetten	Klanten, leveranciers, artikelen en lopende orders. Wat neem je mee en wie doet dat?
Training en de eerste weken	Kosten van de leverancier, plus je eigen uren.
Aanpassingen en koppelingen	Maatwerk of een koppeling met je boekhouding. Vaste prijs of uurtarief?
Hardware	Werkt het in de browser op apparaten die je al hebt? Heb je tablets, een printer of barcodescanners nodig?
Support en updates	Zijn ze inbegrepen, en hoe snel krijg je antwoord?
Je eigen tijd	Vaak de grootste post. Iemand moet de gegevens aanleveren, testen en het team meenemen.

Rekenvoorbeeld: drie jaar voor een bedrijf van 8 medewerkers

Stel: een metaalbedrijf met 8 medewerkers, waarvan 3 op kantoor en 5 in de werkplaats. Alle 8 hebben een inlog nodig, want de werkplaats scant werkbonnen. Je vraagt twee leveranciers om een offerte. De bedragen zijn verzonnen en exclusief btw.

Over 36 maanden	Leverancier A: per gebruiker	Leverancier B: licentie en onderhoud
Abonnement of licentie	8 × € 45 × 36 = € 12.960	Licenties € 15.000
Onderhoud	inbegrepen	18% per jaar = € 8.100
Inrichting en training	€ 6.000	€ 8.000
Gegevens overzetten	€ 1.500	€ 1.500
Aanpassingen	€ 2.000	niet gevraagd
Server en back-ups	inbegrepen	€ 1.200 per jaar = € 3.600
Totaal	€ 22.460	€ 36.200

Drie dingen vallen op. Bij A bepaalt het aantal inlogs de rekening: geef je alleen het kantoor een inlog, dan zakt het bedrag, maar dan boekt de werkplaats geen uren. Bij B zit het geld in de eerste factuur en in een server waar jij voor zorgt. En in beide gevallen is het eerste bedrag dat je ziet niet het totaal. Vergelijk dus altijd het bedrag over drie jaar, niet de maandprijs of de eerste factuur.

Bij een vast bedrag per maand reken je maandbedrag × 36 en tel je alleen op wat er niet in zit.

Wat kost het om niets te doen?

Ook Excel en losse mappen kosten geld, alleen staat het niet op een factuur. Een voorbeeld, opnieuw fictief: het kantoor besteedt 6 uur per week aan overtypen, zoeken naar tekeningen en uitzoeken waar een order staat. Bij 46 werkweken en een kostprijs van € 50 per uur is dat 6 × 46 × 50 = € 13.800 per jaar. Daar komen offertes bij waarvan je achteraf niet weet of ze klopten. Een ERP verdient zichzelf alleen terug als het die uren werkelijk verkleint. Reken daarom met je eigen cijfers: hoeveel uur gaat er per week verloren, en welke daarvan verdwijnen met een systeem?

Acht vragen over kosten voor elke leverancier

1. Betaal ik per gebruiker, en tellen collega's op de werkvloer mee?
2. Zit alle functionaliteit in de prijs, of betaal ik per module?
3. Wat kosten inrichting en training, en zijn dat vaste bedragen?
4. Wie zet mijn bestaande klanten en orders over, en wat kost dat?
5. Wat kost een aanpassing, en kan ik vooraf een vaste prijs krijgen?
6. Zijn support en updates inbegrepen, en hoe snel krijg ik antwoord?
7. Hoe vaak mag de prijs omhoog, en met hoeveel?
8. Wat is de opzegtermijn, en kan ik mijn gegevens exporteren als ik stop?

Meer vragen over functies, planning en gegevens staan in een ERP kiezen voor je metaalbedrijf: 10 vragen.

Wat zit er bij PerfectFlow in de prijs?

PerfectFlow werkt met een vast bedrag per bedrijf per maand, afhankelijk van de grootte van je bedrijf. Start (voor 1 tot 5 medewerkers) kost € 49, Team (voor 6 tot 15 medewerkers) kost € 99 en Groei (voor 16 tot 50 medewerkers) kost € 179, per maand en exclusief btw.

• Alle functionaliteit zit in elk pakket. Je zet modules aan of uit, dus je ziet alleen wat je gebruikt.
• Je betaalt niet per gebruiker.
• Een eigen omgeving, hosting en updates zijn inbegrepen.
• Klanten en artikelen importeer je zelf uit een CSV-bestand (in Excel: Opslaan als CSV), met controle vooraf en ongedaan maken. Kom je van een ander systeem, dan zetten wij je klanten en orders eenmalig voor je over voor € 350 (exclusief btw); lopende orders kunnen daar dan onderdeel van zijn.
• Een aanpassing of eigen module is maatwerk, waar we eerst een voorstel voor maken.
• Je probeert 14 dagen gratis en kunt elke maand opzeggen.

Bekijk de prijzen en wat erin zit, of lees hoe PerfectFlow zich verhoudt tot een traditioneel systeem in PerfectFlow of traditioneel ERP.

Veelgestelde vragen