De werkbon in een metaalbedrijf: wat staat erop en hoe gebruik je hem?

De werkbon is het papier dat een order de werkplaats in brengt. Staat er te weinig op, dan loopt iemand naar kantoor met vragen. Staat er te veel op, dan leest niemand het. Hier lees je wat erop hoort, hoe je er uren op boekt zonder gedoe en waar het vaak misgaat.

Wat is een werkbon?

Een werkbon is het werkdocument per order, of per bewerking, voor de mensen die het werk uitvoeren. Het is niet hetzelfde als de offerte of de factuur: daar staan prijzen op, hier staat wat er gemaakt moet worden en hoe. In sommige bedrijven heet hij ook productiebon, orderbon of opdrachtbon.

Wat hoort er op een werkbon?

• Ordernummer en klant. Zodat elk papier terug te voeren is op een order.
• Leverdatum. De datum waarop de order af moet zijn, duidelijk zichtbaar.
• Wat er gemaakt moet worden. Omschrijving, aantal en tekeningnummer of revisie.
• Materiaal. Soort, kwaliteit en afmeting, en bij constructiewerk de charge of het certificaat.
• Bewerkingen in volgorde. Bijvoorbeeld lasersnijden, zetten, lassen, stralen. Per bewerking een regel.
• Geplande tijd per bewerking. Zo zie je tijdens het werk of je achterloopt.
• Bijzonderheden. Toleranties, oppervlaktebehandeling, verpakking en verzendinstructies.
• Ruimte of code om uren te boeken. Hierover meer hieronder.

Geen prijzen, geen marges en geen klantgegevens die de werkplaats niet nodig heeft. Dat houdt de bon leesbaar.

Uren boeken: waar het vaak misgaat

De werkbon is meestal ook de plek waar uren worden vastgelegd, en juist dat gaat vaak mis:

1. Uren worden achteraf geschat. Aan het eind van de week is niemand meer zeker hoeveel tijd er op welke order ging. Je nacalculatie is dan een gok.
2. Overtypen op kantoor. Handgeschreven uren worden overgetypt. Dat kost tijd en er sluipen fouten in.
3. Uren op de verkeerde order. Zeker bij kleine orders die door elkaar lopen.

Wil je weten of een order geld oplevert, dan moeten de uren op het juiste moment en op de juiste order landen. Zie nacalculatie in de metaal uitgelegd.

Barcode op de werkbon

De eenvoudigste manier om uren goed vast te leggen is een barcode per bewerking op de werkbon. De medewerker scant de code bij het starten en bij het stoppen, en de tijd komt automatisch bij de juiste order en bewerking terecht. Er hoeft niets overgetypt te worden en het kost op de werkvloer een paar seconden. Voor meer dan één werkplek werkt dat veel beter dan papier en pen.

Papier of scherm op de werkvloer?

Beide kan, en veel bedrijven combineren het. Een papieren werkbon is robuust en iedereen kan hem lezen. Een tablet of scherm heeft als voordeel dat wijzigingen direct zichtbaar zijn. Een werkbon die achterhaald is omdat de tekening veranderd is, kost je een foute serie. Houd daarom altijd de tekeningrevisie op de bon en zorg dat een nieuwe versie de oude vervangt.

Veelgestelde vragen